منع التكرار في Excel
سنتعرف في هذا الدرس على كيفية منع المستخدم من ادخال بيانات مكررة في برنامج Excel
استخدام أداة التحقق من صحة البيانات Data Validation لمنع التكرار
سنفترض أننا نريد ادخال كود الموظف واسم الموظف . ومن الطبيعي أن يكون لكل موظف كود غير مكرر مع موظف أخر . لذا نريد أن نخبر برنامج Excel برفض أي كود تم ادخاله قبل ذلك .
حدد النطاق الذي سيتم ادخال كود الموظف به وليكن مثلا النطاق A2:A10
اذهب إلى التبويب Data ثم اضغط على Data Validation
سيظهر مربع حوار Data Validation قم بعمل التالي :
رقم 1 : من القائمة المنسدلة Allow اختر Custom
رقم 2 : في المربع Formula اكتب المعادلة التالية :
COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1=
في هذه المعادلة ستقوم دالة COUNTIF بحساب عدد الخلايا التي تحتوي على القيمة الموجودة في الخلية A2 داخل النطاق A2:A10 وسيكون هناك احتمالين :
- اذا كانت القيمة الموجودة في الخلية A2 موجودة قبل ذلك داخل النطاق A2:A10 سترجع دالة COUNTIF رقم أكبر من 1 ويالتالي سيرفض برنامج Excel هذه القيمة وستظهر رسالة خطأ للمستخدم .
- اذا كانت القيمة الموجودة في الخلية A2 غير موجودة قبل ذلك داخل النطاق A2:A10 سترجع دالة COUNTIF الرقم 1 ويالتالي سيقبل برنامج Excel هذه القيمة .
لاحظ أنه :
- النطاق A2:A10 مرجع مطلق لأنه سيظل ثابت في كل المعادلات .
- الخلية A2 مرجع نسبي لأنه سيزيد بمقدار 1 في كل معادلة ( A2 ثم A3 ثم A4 حتى A10 ) .
رقم 3 : اضغط على زر OK
الأن اذا حاولت ادخال كود تم ادخاله قبل ذلك سيرفض برنامج Excel هذا الكود . على سبيل المثال في الشكل التالي حاول المستخدم ادخال الكود 102 في الخلية A5 فرفض برنامج Excel هذا الكود لأن هذا الكود تم ادخاله قبل ذلك وظهرت رسالة خطأ للمستخدم .
رسالة الخطأ تحتوي على 3 أزرار وهي :
- الزر Retry لكي تحاول ادخال قيمة مختلفة .
- الزر Cancel للتراجع عن ادخال القيمة المكررة .
- الزر Help لكي يظهر برنامج اكسل مساعدة حول هذا الخطأ .
تغيير رسالة الخطأ التي تظهر للمستخدم
رسالة الخطأ الافتراضية التي تظهر للمستخدم قد تكون غير معبره بشكل كافي عن الخطأ , لذا قد تريد أن تقوم بتغيير رسالة الخطأ إلى رسالة معبره أكثر عن الخطأ .
حدد النطاق A2:A10
اذهب إلى التبويب Data ثم اضغط على Data Validation
سيظهر مربع حوار Data Validation افتح التبويب Error Alert ثم قم بعمل التالي :
- من القائمة المنسدلة Style اختر Stop
- في المربع Title أكتب عنوان رسالة الخطأ .
- في المربع Error message أكتب نص رسالة الخطأ .
- اضغط على زر OK
الأن اذا حاول المستخدم ادخال كود تم ادخاله قبل ذلك ستظهر رسالة الخطأ التي قمنا بتخصيصها .
